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Comment préparer sa participation à un salon professionnel ? - 4.4 out of 5 based on 5 votes

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C'est avec mon expérience en tant qu'exposant, puis organisateur de salon et conseiller marketing que je vous donne 7 points clés qui vous permettrons d'optimiser votre préparation (budget, outils, etc.) pour réussir votre participation à un tel évènement.

Pourquoi faire un salon ?

Au-delà de l'objectif de signer de nouveaux contrats et développer son réseau, les salons restent parmi les meilleurs moyens d'être en contact direct avec vos clients : Ils vous donnent la possibilité, de voir, d'échanger, de négocier et de collecter les informations relatives à leurs besoins, ainsi des nouvelles idées d'offres peuvent émerger pour mieux répondre à leurs demandes. Les salons donnent une dimension humaine aux rapports commerciaux, qu'on ne retrouve pas sur internet, par téléphone...
Cependant, l'erreur serait de penser qu'exposer sans aucune préparation et que notre seule présence sur un stand suffirait à conclure des ventes et des relations commerciales. Afin de tirer le meilleur profit d'un salon professionnel, nous vous conseillons d'adopter une organisation avec des moyens de communications adaptés à vos objectifs et votre budget, afin d’atteindre la rentabilité de votre investissement sans risques d'être déçu.

Le respect de quelques règles vous permettrons d'optimiser votre préparation et votre participation à un salon professionnel :

 

1. Choisir le bon évènement

Comme chaque canal choisi pour réaliser une opération marketing, le salon doit faire l'objet d'une évaluation. Voici quelques questions qui vous permettront d'évaluer si l'investissement vous assure le résultat souhaité :

  • Le salon correspond-t-il au domaine d'activité dans lequel je suis positionné ?
  • La cible que je vise fréquente-t-elle ce salon ? Si oui, combien de visiteurs ? Quel pourcentage de ces visiteurs représente ma cible ?
  • D'où viennent les visiteurs ? Sont-ils situés dans la zone de chalandise dans laquelle j'opère ?
  • Quelle est la notoriété de ce salon ? Son image correspond-elle à l'image que je véhicule ?

 

2. S'y prendre tôt pour l'organiser

Le temps optimal pour préparer un salon est : 1 an. Nous vous conseillons fortement de vous y prendre tôt pour les raisons suivantes :

  • Pour avoir les meilleurs stands, les mieux positionnés
  • Pour préparer ses outils de communication, n'oubliez pas, les impressions de vos supports dans un délais urgent représente un coût plus onéreux.
  • Préparer des offres spéciales pour le salon.
  • Communiquer auprès de vos clients et partenaires sur votre participation au salon
  • Et surtout, compte tenu que vous ne travaillez pas que sur ce projet, nous vous conseillons donc d'étaler ce travail dans le temps, dans la durée.

 

3. Définir un Budget et un planning

Gardez à l'esprit que la participation à un salon professionnel constitue une des actions marketing la plus lourde en terme de budget, il faut non seulement prévoir un budget pour la réservation de votre stand, mais aussi pour toute la logistique qui suit :

  • Support de communication et PLV
  • Décoration
  • Restauration
  • Transport et hébergement -
  • Rémunération du personnel (hôtesses d'accueil etc.)

4. Définir des objectifs commerciaux

La définition de vos objectifs est une étape capitale, qui permettra, a posteriori, de calculer le retour sur investissement et de savoir si la participation a été profitable ou pas. La fixation des objectifs commerciaux dès le début de la réflexion marketing orientera le choix des supports de communication, du message à faire passer et permettra de mesurer, au final, le bénéfice de votre travail. Cet objectif doit être clair, mesurable et communiqué à votre équipe le plus tôt possible car il orientera toute la préparation du salon et également votre comportement et celui de votre équipe durant l'évènement.

 Quelques exemples d’objectifs chiffrés pour préparer un salon :

  • Inviter et rencontrer sur le stand 20 de mes clients et 20 prospects en cours sur le salon
  • Vendre X exemplaires de mon produit X
  • Recueillir 200 fiches contacts pour enrichir mon fichier de prospection
  • Distribuer 2000 catalogues aux visiteurs
  • Rencontrer 10 partenaires potentiels pour développer mon réseau

5. Préparer les outils

Support de communication :

  • PLV (Roll Up, banc d’accueil, panneaux…)
  • Support papier (catalogue, flyer, carte de visite…)
  • Support digital (TV pour démonstration, borne digitale, PC avec accès à votre catalogue numérique ou site web…)

Visicom peut vous conseiller et vous aider à choisir, créer et imprimer les supports de communications les plus adéquates avec vos objectifs et votre budget, contactez-nous pour plus d'informations.

Bureautique et administratif :

  • Carnets de bons de commandes
  • Ordinateur, imprimante pour réaliser vos devis sur place
  • Outils : scotch, cordes, ciseaux etc.

6. Une équipe préparée (minimum 2 personnes)

Il est impératif que vous et votre équipe soyez parfaitement préparés pour le jour J, les rôles doivent être distribués et les objectifs partagés.
Vous devez être au minimum 2 personnes, ce qui est souvent le cas pour les petites entreprises, à ce moment-là vous pourriez vous organiser de la manière suivante :
Une personne ne doit s'occuper que de la partie accueil des clients au niveau commercial : renseignements, démonstrations produits, etc. Une fois le client intéressé, elle peut vous passer le relais pour vous permettre de réaliser le devis et conclure la vente.

7. Le jour J : optimiser son temps

Lors des heures d'affluence ne bougez surtout pas de votre stand, vous pourriez perdre des ventes, lorsque le salon est plus ou moins vide, vous pouvez laisser votre collaborateur(rice) gérer le stand et profitez-en pour visiter les autres stands, cela vous donnera la possibilité de faire un peu de benchmarking, soit étudier la concurrence et surtout créer des nouvelles relations commerciales avec les autres exposants.

Adil MOUTTAQUI

Conseiller Marketing

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